Automatización financiera con Document Capture y Expense Management
La gestión administrativa y financiera ha cambiado radicalmente. La digitalización, el cumplimiento normativo y la necesidad de ahorrar costes obligan a las empresas a abandonar procesos manuales para adoptar soluciones automatizadas.
En este contexto, Continia Software se ha convertido en referente internacional con más de 20.000 clientes en todo el mundo, ofreciendo herramientas totalmente integradas en Microsoft Dynamics 365 Business Central que transforman la forma en que las empresas gestionan facturas y gastos.
En VS Sistemas ponemos a tu alcance dos de sus soluciones más potentes: Continia Document Capture y Continia Expense Management.
Continia Document Capture: digitaliza y automatiza la gestión de facturas
¿Qué es Document Capture?
Es una solución que automatiza por completo el ciclo de vida de las facturas y documentos de compra dentro de Business Central. Desde la recepción hasta la contabilización y archivo, todo el proceso ocurre sin intervención manual.
¿Cómo funciona?
- Recepción: Importa automáticamente facturas en PDF o XML (por correo electrónico o carpetas definidas).
- Reconocimiento: Extrae datos clave mediante OCR avanzado (proveedor, importe, fecha, concepto, etc.).
- Validación: Verifica automáticamente la información (datos de proveedor, IBAN, duplicidades).
- Aprobación: Flujo configurable para que los responsables validen facturas antes de contabilizarlas.
- Contabilización y archivo: Registro directo en Business Central y almacenamiento digital homologado por la AEAT (sin necesidad de conservar el papel).
Beneficios clave de Document Capture
- Ahorro de tiempo y costes: procesar manualmente una factura cuesta entre 3 y 5 €. Con Document Capture, el coste se reduce hasta un 90%, lo que supone ahorros anuales de entre 3.600 € y 30.000 € según el volumen de facturas.
- Reducción de errores: la tasa media de error en procesos manuales es del 1,8% al 3%. Cada corrección añade costes (+35% por factura con errores). La automatización elimina este problema.
- Prevención del fraude: en España, el 55% de los casos de fraude empresarial se producen a través de facturas falsas. Document Capture incluye verificaciones que minimizan este riesgo.
- Cumplimiento legal: homologado por la AEAT para la digitalización certificada y destrucción del papel.
Continia Expense Management: controla y simplifica los gastos de empresa
¿Qué es Expense Management?
Es la solución de Continia para digitalizar y automatizar los gastos de empleados, eliminando procesos manuales de tickets, dietas y kilometraje.
¿Cómo funciona?
- Registro del gasto: el empleado hace una foto al ticket desde la app móvil y lo envía automáticamente.
- Clasificación automática: el sistema reconoce datos (importe, fecha, IVA, divisa).
- Políticas de empresa: aplica validaciones según reglas definidas (dietas, límites, categorías de gasto).
- Flujo de aprobación: responsables revisan y aprueban los gastos desde el ERP o desde cualquier lugar.
- Contabilización y archivo: los gastos se registran automáticamente en Business Central y se almacenan digitalmente, con homologación AEAT para eliminar papel.
Beneficios clave de Expense Management
- Agilidad y movilidad: los empleados pueden enviar sus gastos en tiempo real desde cualquier lugar.
- Transparencia y control: políticas personalizadas permiten tener visibilidad total de los gastos y evitar excesos.
- Ahorro de tiempo: elimina tareas repetitivas de introducción de datos, con una reducción de hasta un 90% del tiempo de gestión.
- Integración total: funciona directamente en Business Central sin necesidad de herramientas externas.
- Cumplimiento normativo: tickets y facturas digitalizados con validez legal según la AEAT.
Preparados para la facturación electrónica obligatoria
Con la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, la facturación electrónica será obligatoria para todas las empresas en España. Continia ofrece la solución eDocuments, que permite:
Esto asegura que las empresas estén listas para cumplir con la normativa y evitar sanciones.
VS Sistemas + Continia: tu socio para la automatización financiera
En VS Sistemas acompañamos a tu empresa en la implantación de estas soluciones, asegurando:
- Adaptación a las necesidades de tu negocio.
- Implantación sin riesgos, minimizando interrupciones.
- Soporte cercano y especializado, con presencia local en Andalucía, Extremadura y Madrid.
La combinación de Continia + Business Central + VS Sistemas permite a tu empresa:
Ahorrar costes
Evitar errores y fraudes
Cumplir con la normativa digital
Ganar agilidad en la gestión financiera
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