Agentes de IA en Business Central: productividad con control 

Por Javier Armesto, Responsable de I+D e IA en VS-Sistemas 

Los agentes de IA han pasado de ser una tendencia a convertirse en una capacidad operativa dentro del ERP. En Dynamics 365 Business Central, ya vemos agentes que procesan pedidos desde el correo, proponen alternativas de producto y registran borradores de facturas con criterios contables. El valor es tangible, siempre que se desplieguen con gobierno y trazabilidad. 

Qué significa “agente” en un ERP en 2025 

Un agente de IA es un componente autónomo con objetivos: descompone tareas, consulta sistemas, ejecuta acciones y solicita confirmación cuando hay ambigüedad. En Business Central esto se materializa en capacidades concretas: 

• Sales Order Agent: analiza solicitudes de clientes recibidas por email, localiza al cliente, valida disponibilidad, propone sustituciones, genera la oferta y puede convertirla en pedido. Cada acción queda registrada en el ERP, con usuario del agente y rastro de operaciones. Actualmente se ofrece como production-ready preview con guías de configuración y uso.  

• Payables Agent: automatiza la entrada de facturas de proveedor desde correo, propone el proveedor y crea borradores aplicando políticas contables, reduciendo tiempos y errores en Cuentas a Pagar. También figura como production-ready preview y se habilita desde las capacidades de Copilot y agentes. 

• Copilot y controles administrativos: Business Central incorpora un directrices transparencia y gobierno para administrar estas experiencias tanto para capacidades Copilot como para desarrollo de capacidades personalzadas.  

• Orquestación con Copilot Studio y MCP: más allá del ERP, Copilot Studio permite orquestar acciones generativas y conectar agentes a MCP (Model Context Protocol) para acceder a recursos y herramientas estandarizadas, habilitando automatización cross-funcional sin integraciones frágiles.  

• Enfoque multi-modelo: Microsoft incorpora modelos de Anthropic (Claude) y OpenAI en Microsoft 365 Copilot y Copilot Studio, permitiendo elegir el modelo más adecuado según la tarea y el coste. Por ahora, esto no está disponible para Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Por qué prepararse ahora y no “cuando madure” 

Productividad. Los agentes eliminan fricciones repetitivas: localizar al cliente y su dirección, proponer sustituciones, generar documentos, registrar borradores y dar seguimiento. El resultado es una reducción del tiempo dedicado dentro del propio ERP.  

Calidad y consistencia. La variabilidad en la entrada de pedidos o facturas cae cuando un agente aplica reglas y políticas de forma homogénea, disminuyendo errores y retrabajos. 

Gobierno y trazabilidad. A diferencia de automatizaciones externas no controladas, las acciones quedan registradas y auditables en Business Central, el mejor antídoto frente al shadow AI.  

Preparación para escenarios multi-agente. Con Copilot Studio y MCP es posible componer agentes alrededor del ERP con contratos estables y contexto controlado, evitando dependencias frágiles. 

“Shadow AI” es el nuevo “shadow IT” 

Hace una década, shadow IT aparecía cuando el área usuaria no encontraba soluciones: cada equipo adoptaba sus propias herramientas sin pasar por TI. El resultado era una mezcla de duplicidades, costes opacos y riesgos de seguridad. 

Hoy el patrón se repite con la IA: si la organización no define un marco, los usuarios buscarán herramientas IA externas por su cuenta. Shadow AI significa automatizaciones y herramientas IA  fuera del perímetro corporativo, sin políticas de datos ni auditoría. La respuesta no es prohibir, sino ofrecer un camino gobernado dentro del Ecosistema de aplicaciones como es el de Microsoft. 

Qué puede hacer hoy una empresa con Business Central 

• Piloto de Sales Order Agent en un flujo acotado. Un grupo de clientes y un catálogo controlado, con SLAs para revisión humana y métricas de exactitud y tiempo de ciclo. El objetivo no es la “magia”, es medir impacto operativo.  

• Automatización de AP con Payables Agent. Empezar por proveedores recurrentes y layouts de factura previsibles. El agente propone, el equipo valida y corrige; se escala por lotes a medida que crece la confianza. De momento solo en localizacion US y en preview. 

• Gobierno de Capacidades Copilot y agentes. Habilitar capacidades de forma selectiva, alinear regiones y telemetría.

Cómo puede ayudar VS-sistemas 

En VS-sistemas apostamos por un enfoque AI ERP-first que prioriza la integración de la inteligencia artificial dentro del propio ERP como núcleo operativo. Este método se basa en tres principios fundamentales: medición, seguridad y control. 

En primer lugar, la adopción se estructura de manera medible, estableciendo indicadores claros para evaluar el impacto de los agentes de IA en los procesos clave, como ventas, compras y finanzas. Así, se pueden identificar los quick wins y ajustar las estrategias en función de los resultados obtenidos, permitiendo una evolución progresiva y fundamentada. 

En segundo lugar, la seguridad es prioritaria en todo el ciclo de implantación, desde la evaluación de la calidad de los datos maestros hasta la aplicación de reglas de negocio y políticas de gobierno. La trazabilidad y la auditoría de cada acción realizada por los agentes dentro del ERP garantizan alineación con las normativas y reducen riesgos asociados al shadow AI. 

Por último, el control se materializa en la habilitación selectiva de capacidades, la documentación de responsabilidades y la orquestación de agentes a través de plataformas como Copilot Studio y MCP. De este modo, las empresas pueden aprovechar los beneficios de la inteligencia artificial sin perder visibilidad ni capacidad de supervisión sobre la operativa diaria. 

• Assessment de preparación: calidad de maestros, reglas de negocio, quick wins y riesgos. 

• Pilotos con métricas: diseño y despliegue de pilotos en ventas y finanzas en Business Central, criterios de éxito claros. 

• Orquestación en Copilot Studio: acciones generativas, revisión humana y estado conversacional. 

• MCP corporativo para Business Central: encapsulado de herramientas. 

• Gobierno y coste: límites, auditoría y optimizar calidad/coste. 

Conclusión 

Los agentes han llegado para quedarse, son actualmente la expresión con más retorno empresarial de la aplicación de la IA Generativa. La forma responsable de capturar valor es dentro del ecosistema de aplicaciones de negocio de Microsoft, con datos limpios, reglas explícitas y trazabilidad. Por ello el ERP y Microsoft Dynamics 365 Business Central es clave. Evitar el shadow AI y asegura impacto real en productividad y control por el enfoque holístico y transversal de la aplicación de herramientas y aplicaciones con capacidad de ia generativa en forma de agentes es estratégica. 

En este escenario, resulta fundamental que las empresas no solo adopten agentes de IA, sino que los integren como parte de una estrategia coordinada y responsable. Apostar por la formación continua de los equipos y establecer protocolos claros de supervisión es clave para maximizar el potencial de estas herramientas y minimizar riesgos asociados. Así, la evolución hacia un entorno digital gobernado permite que la innovación avance de forma orgánica, alineando los objetivos tecnológicos con la operativa diaria y asegurando que la inteligencia artificial sea un aliado fiable y transparente para el negocio. 

En VS Sistemas podemos ayudarte a sacar el máximo provecho de Dynamics 365 Business Central y sus agentes de IA. Nuestro equipo te acompañará en la implementación, adaptación de procesos y optimización de tu ERP para que tu empresa gane eficiencia y productividad. Contacta con nosotros para más información.